Okuyacağınız blog yazısı, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) düzenlenmekte olan “iç yönerge” kavramı hakkında bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Bu kapsamda ilk olarak iç yönergenin tanımı, kanundaki yeri ve gelişim süreci aktarılıp akabinde iç yönergenin düzenlenme usul ve esaslarına değinilecektir.

I.        İç Yönerge Kavramı

Genel olarak iç yönerge, şirketlerin genel kurul çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren düzenlemeyi ifade etmektedir. TTK’nın 419/2 maddesi gereği, anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından asgari unsurları belirlenecek olan bir iç yönerge hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar[1]. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilir. Söz konusu düzenleme TTK’nın kabulüyle[2] birlikte getirilmiş olup tamamen yeni bir düzenlemedir[3].

İç yönergede genel kurulun çalışma esas ve usulleri belirlenmesinin yanında yönetim kurulunun yetki devrine ilişkin karar da alınabilmektedir. Bu husus “yönetim devri” başlıklı TTK 367. maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre;

“(1) Yönetim Kurulu esas sözleşmeye konulacak bir hükümle, düzenleyeceği bir iç yönergeye göre, yönetimi, kısmen veya tamamen bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine veya üçüncü kişiye devretmeye yetkili kılınabilir. Bu iç yönerge şirketin yönetimini düzenler; bunun için gerekli olan görevleri, tanımlar, yerlerini gösterir, özellikle kimin kime bağlı ve bilgi sunmakla yükümlü olduğunu belirler. Yönetim kurulu, istem üzerine pay sahiplerini ve korunmaya değer menfaatlerini ikna edici bir biçimde ortaya koyan alacaklıları, bu iç yönerge hakkında, yazılı olarak bilgilendirir.

(2) Yönetim, devredilmediği takdirde, yönetim kurulunun tüm üyelerine aittir.”

Görüldüğü üzere bu düzenleme ile eski düzenlemeden farklı olarak yönetim ve temsil ayrımı benimsenmiş ve bu maddede sadece yönetim devri düzenlenmiştir. Böyle bir devir yapılmasının ön koşulu olarak da “iç yönerge”nin hazırlanması olduğu belirtilmiştir.

Yeni düzenlemeyle yönetim yetkisi kısmen veya tamamen bir veya birkaç üyeye bırakabileceği gibi tümüyle üçüncü kişilere de devredilebilmektedir. Devredilmediği takdirde ise yönetim, kurulun tüm üyelerine aittir. Ayrıca belirtmek gerekir ki yönetim yetkisinin devredilmiş olması TTK m. 368 ile getirilmiş olan ticari mümessil ve vekil atama yetkisini kapsamamaktadır. Bu yetki münhasıran yönetim kuruluna verilmiş olup devredilmesi mümkün değildir.

Temsil yetkisi ise TTK m. 370’te düzenlenmiştir. Buna göre;

“(1) Esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir.

 (2) Yönetim Kurulu, temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir. En az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisini haiz olması şarttır.”

Görüldüğü üzere esas sözleşmede hüküm bulunması şartı yönetim devrinde öngörülmüşse de temsil yetkisinin devrinde öngörülmemiştir. Dolayısıyla esas sözleşmede hüküm bulunmadığı durumlarda yönetim yetkisinin devredilememesine karşılık temsil yetkisinin devredilebileceği gibi bir sonuç ortaya çıkmaktadır[4].

Temsil yetkisinin devrinin kapsam ve sınırları ise TTK m. 371 ile belirlenmiştir. Bu maddenin dört fıkrası önceki Kanundan aynen alınmış, ikinci ve son fıkraları ise yenidir. Önemli yenilik TTK m. 371/2 ile getirilmiş olup temsile yetkili kişilerin üçüncü kişilerle işletme konusu dışında yaptığı işlemler de ilke olarak şirketi bağlayacaktır. Bununla birlikte üçüncü kişinin yapılan işlemin şirketin işletme konusu dışında kaldığını bildiği veya durumun gereğinden bilebilecek durumda bulunduğu ispat edilirse, şirket sözleşme ile bağlı olmadığını ileri sürebilecektir[5].

Bu başlık altında son olarak değinilmesi gereken husus ise TTK m. 375’te düzenlenmiş olan yönetim kurulunun devredilemez görev ve yetkileridir. Buna göre;

“(1) Yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri şunlardır:

a) Şirketin üst düzeyde yönetimi ve bunlarla ilgili talimatların verilmesi.

b) Şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi.

c) Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması.

d) Müdürlerin ve aynı işleve sahip kişiler ile imza yetkisini haiz bulunanların atanmaları ve görevden alınmaları.

e) Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi.

f) Pay, yönetim kurulu karar ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun ve kurumsal yönetim açıklamasının düzenlenmesi ve genel kurula sunulması, genel kurul toplantılarının hazırlanması ve genel kurul kararlarının yürütülmesi.

g) Borca batıklık durumunun varlığında mahkemeye bildirimde bulunulması.”

Burada özellikle “e” bendinin varlığına dikkat çekmek gerekmektedir. Sorumluluğun dağıtılması için yönetim devrinin yapıldığı dikkate alındığında her ne kadar yönetim devredilmiş olsa da bu yetkinin iç yönergede belirlendiği şekilde kullanılıp kullanılmadığının üst gözetim yükümlülüğü devam etmektedir. Bu anlamda üst gözetim yetkisinin devredilemeyeceği düzenlenirken bu konuda Şirket yönetim kuruluna üst denetim yapma zorunluluğu getirmektedir.

II.      İç Yönergenin Düzenlenme Usul ve Esasları

A.       İç Yönerge Düzenlenişi

Yukarıda da ifade edildiği üzere iç yönerge, yönetim kurulunun yetki devrine ilişkin bir karar alabilmesinin ön koşuludur. Zira iç yönerge hazırlanmaksızın salt esas sözleşmedeki yetki devri maddesine dayanılarak veya esas sözleşme değişikliği ile yetkinin devredilmesi mümkün değildir[6]. Yetki devrine izin verilip verilmediği esas sözleşme ile kararlaştırılmaktadır[7]. Yetki devrine izin verilmiş olması halinde bu yetkinin nasıl devredileceği, hangi yetkilerin devredilebileceği veya hangilerinin devredilemeyeceği, bu yetkilerin kimlere devredilebileceği hususları iç yönerge ile düzenlenmektedir. Bu nedenle esas sözleşme ile yetkilendirilen Yönetim Kurulu yetkilerini devrini gerçekleştirmeden önce iç yönergeyi hazırlamalıdır[8].

TTK m.367’ye göre iç yönerge, şirket yönetimini düzenleyecektir. Hazırlanacak iç yönergede yer alması ve almaması gereken bazı hususlar vardır. Kanunda düzenleme altına alınan, iç yönergede yer alması gereken asgari unsurları sıralamak gerekirse:

–       Anonim Şirketin yönetimini düzenleyecek, yönetim kurulu ile yönetimin statüsünü ve yetkilerini gösterecektir. İç önergede, şirket yönetiminde yer alan tüm birimlerin belirlenmesi, bu birimler arasındaki hiyerarşik ilişkinin tespit edilmesi ve karar alma süreçlerinin açıklanması gerekir.

–       Murahhasların görev yerlerini belirleyecektir. Murahhaslara ilişkin hükümlerin ayrıntılı şekilde düzenlenmesi gerekir. Murahhasların birbirleri ile olan ilişkisi, hiyerarşik yapıları, murahhasların görev süresi ve hangi hallerde görevlerinin sona ereceği hususları yönergede açıkça düzenlenir.

–       Kişilerin görev şemasındaki yerini işaretleyecek, kimin kime bağlı/sorumlu olduğunu ve bilgi sunmakla yükümlü olduğunu gösterecektir. Buna göre iç yönergeye eklenecek bir örgüt şemasıyla yöneticiler arasındaki hiyerarşik yapının açıkça belirlenmesi gerekir. Şemada her bir organın veya birimin fonksiyonunun açıklanması, şirket yönetim yapısının mevcut durumunun yansıtılması gerekir.

Yer alması gereken asgari unsurlar dışında yönetim kurulunun organ fonksiyonunu yerine getirmesi için önem arz eden her husus iç yönergede düzenlenebilir. Şirketin organizasyon yapısının büyük ve kapsamlı olması halinde iç yönerge içeriğinin de kapsamlı olması ve ayrıntılı olması beklenmektedir. Buna kapsamda Kanun ve genel uygulamaya göre iç yönergede düzlenecek bilgiler şunlardır:

–       İç Yönergenin Dayanağı: TTK’ya göre yetki devri esas sözleşmede devre izin verilmesi ve buna ilişkin iç yönerge hazırlanmış olması halinde mümkün olabilecektir[9]. İç yönergenin hazırlanmasında esas sözleşme şartının da gerçekleştiğini belirtmek maksadı ile yönetim kurulunun yetkilerini yönetim kurulu üyelerine veya üçüncü kişilere devretmesine izin veren sözleşme hükmüne atıf yapılır.

–       İcra Organları: Şirketin yönetimini üstlenen organlar yazılır. Örneğin Yönetim Kurulu üyeleri, Yönetim Kurulu Başkanı, başkan yardımcısı, komiteler vs. bu maddede açıklanır. Bu maddede yazılı organların şirketi temsile ve yönetime yetkili oldukları, bu yetkiye dayanarak da temsil/yönetim yetkisini sınırlı olarak devredebildikleri anlaşılmaktadır.

–       Yönetim Kurulu: Yönetim Kurulunun iç organizasyonu ve komiteleri hakkında bilgi verilir. Yönetim kuruluna seçilme ölçütleri yazılır. Yönetim Kurulunun ve pek tabi görevi/yetkiyi devralacak kişinin özen ve sadakat yükümlülüğüne dikkat çekilir ve özen yükümlülüğüne aykırı bir halde hangi cezai hükümlerin uygulama alanı bulacağına yer verilir. Üyeliği sona erdiren özel sebepler yazılır. Yönetim kurulunda görev alanların, görev sürelerinin/kaç kez seçilebileceklerinin sınırı belirlenir. Başka bir şirketin veya vakfın yönetiminde görev alması halinde görevinin sona ereceği ifade edilir. Yönetim kurulu komitelerinin nasıl kurulacağı görev ve yetkileri, görev süreleri, murahhaslarla ilişkileri vb. konular düzenlenir. Yönetim kurulu üyeleri veya yöneticilerin müzakerelere katılmaması, şirket belgelerini iade etmesi konusu, kimin bilgi vermeye yetkili olduğu, sır saklama yükümlülüğü ve cezai şartlar açıklanır.

–       Yönetim Kurulu Toplantıları: “Yönetim kurulunun çalışma şekli” başlığı altında sayılabilecek hususlar sıralanır. Yönetim kurulunun hangi zaman aralıklarında toplantı yapacağı,  toplantılara davet usulü, gündemin nasıl oluşturulduğu, toplantı nisabı vb. konular açıklanır. Genel kuruldan sonra toplanan yönetim kurulunun görev taksimi yapmasına ilişkin süreç açıklanır.

–       Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri: Yönetim Kurulu başkanının, başkan vekilinin ve üyelerin münferit görev ve yetkileri belirtilir. Özellikle yönetime ilişkin yetki ve sorumlulukların açıklanması ile yönetim yetkisinin devredilmiş olmasına göre murahhaslarla olan ilişkiler de düzenlenir. Yetki kapsamı belirlendikten sonra yönetimin üyelerden birine veya üçüncü kişiye devrine ilişkin hüküm düzenlenir. Görev ve yetkinin ayrıntılı olarak düzenlenmesi gerektiğinden Yönetim kurulunun veya yönetim kurulu komitesinin onayına bağlı tutulan riskli işlemler de iç yönergede yer alabilir.

–       Yönetim Kuruluna Atanacak Üyelerin Nitelikleri: Yönetim kurulu üyeliğine, murahhas üyeliğe ve murahhas müdürlüğe, yönetim birimlerine seçilecek veya atanacak kişilerin sahip olması gereken nitelikler belirlenir.

–       İmza Yetkisi/Temsil: Şirketi temsil etmeye ilişkin olarak kimlerin imzaya yetkili oldukları belirlenir.

–       Denetim Sistemi: Yönetim kurulu üyelerinin veya yönetim yetkisini kullanan kişilerin nasıl denetleneceği düzenlenir.

–       Bilgi Akışı ve Raporlama: Şirketin yönetimi kapsamında kimin, ne zaman ve nasıl bilgi vereceği düzenlenir.

İç yönergede yer alması gereken zorunlu unsurların yanı sıra, iç yönergede yetki devrine ilişkin dikkat edilmesi gereken en önemli husus, belirli yetkilerin devredileceği kişilerin isimlerinin yönergede yer almaması gerektiğidir. Buna göre iç yönergede, sadece imza grupları ve yetki çerçevesi vb. hususlar yer alacak ancak belirlenen yetkilere atanan kişilerin isimleri kesinlikle yer almayacaktır.

B.       İç Yönergenin Kabul Edilmesi

Düzenlenmesi gereken zorunlu ve asgari konuları içeren iç yönergenin Anonim Şirket Yönetim Kurulu Kararı ve Genel Kurul Kararı ile kabul edilmesi gerekir. Buna göre hazırlanan ve imzalanan iç yönerge ekte yer aldığı şekilde kabul edilir ve Genel Kurulun onayına sunulur. TTK m. 367’ye göre yönetim kurulu, istem üzerine pay sahiplerini ve korunmaya değer menfaatlerini ikna edici bir biçimde ortaya koyan alacaklıları, bu iç yönerge hakkında, yazılı olarak bilgilendirecektir.

Yönetim Kurulu kararı akabinde Genel Kurulda da kabul edilen iç yönerge ticaret siciline tescil ve ilan edilecektir. İç yönergeyle belirlenen yetki ve görevlere atanacak kişiler (Ad/Soyad/T.C.Kimlik Numaraları belirtilerek) iç yönergenin tarih ve sayısına atıf yapılmak suretiyle alınacak Yönetim Kurulu Kararı veya Genel Kurul Kararı ile belirlenecektir. Açıkladığımız üzere atanacak kişilerin isimlerinin iç yönergede yer alması mümkün değildir. Ancak atanacak kişileri belirleyen kararda, iç yönergedeki hangi yetkilerin devredildiği, kişilerin şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınmalarının münferit mi müşterek mi olduğunun belirtilmesi gerekmektedir.

KAYNAKÇA

[1] 28.11.2012 tarih ve 28481 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik”

[2] TTK. 14.02.2011 tarih ve 27846 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış olup 1 Temmuz 2012’de yürürlüğe girmiştir.

[3] Kendigelen Abuzer; Yeni Türk Ticaret Kanunu Değişiklik, Yenilikler ve İlk Tespitler, Değişiklikler İşlenmiş ve Güncellenmiş 2. Bası, Oniki Levha İstanbul 2012, s. 318.

[4] Kendigelen; s. 261.

[5] Kendigelen; s. 261.

[6] Doğan Fatih Beşir; Anonim Şirketler Yönetim Kurulunun Organizasyonu ve Yönetim Yetkisinin Devri, İstanbul 2011, s.120.

[7] Hatırlanacağı üzere bu noktada yönetim ve temsil yetkisinin devri noktasında Kanun’da hata yapılmış ve temsil yetkisinin devri için esas sözleşmede bulunma şartı maddeye eklenmemiştir.

[8] Doğan; s. 131.

[9] Doğan; s. 119.